Privacy Policy

Ultimo aggiornamento: 8 luglio 2026

La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali raccolti attraverso il sito della Società Italiana Organ-on-Chip (SIOoC) e, in particolare, attraverso le pagine e i moduli relativi alle attività istituzionali, associative, formative e congressuali della Società, incluso il 2° Congresso Nazionale SIOoC 2026.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è:

SIOoC – Società Italiana Organ-on-Chip
Email: info@siooc.it

Per richieste relative al 2° Congresso Nazionale SIOoC 2026 è possibile scrivere a: siooc2026@siooc.it.

2. Tipologie di dati trattati

A seconda delle funzionalità utilizzate, il sito può raccogliere dati personali forniti volontariamente dagli utenti, tra cui nome, cognome, indirizzo email, affiliazione o ente di appartenenza, ruolo, dati relativi all’iscrizione ad attività SIOoC, dati amministrativi necessari per pagamenti e ricevute, preferenze organizzative e consensi facoltativi.

Il sito può inoltre trattare dati tecnici connessi alla navigazione, come indirizzo IP, dati del browser, dati relativi ai cookie e informazioni tecniche necessarie al funzionamento del sito, alla sicurezza e alla gestione dei servizi online.

3. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

gestione del sito web e delle sue funzionalità tecniche;
risposta a richieste di contatto o informazioni;
gestione di iscrizioni, rinnovi o attività associative;
organizzazione di eventi, corsi, scuole, congressi e attività scientifiche SIOoC;
gestione di pagamenti, ricevute, attestati e adempimenti amministrativi;
invio di comunicazioni organizzative relative ad attività a cui l’interessato ha aderito;
invio di aggiornamenti scientifici, formativi o istituzionali SIOoC, solo ove l’interessato abbia espresso uno specifico consenso;
eventuale utilizzo di fotografie o riprese video realizzate durante eventi SIOoC, solo ove l’interessato abbia espresso uno specifico consenso, salvo diverse basi giuridiche applicabili per immagini di carattere generale e non identificativo.

4. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati personali può basarsi, a seconda dei casi, su:

necessità di dare seguito a una richiesta dell’interessato o di gestire un rapporto associativo, organizzativo o contrattuale;
adempimento di obblighi legali, amministrativi, fiscali o contabili;
consenso dell’interessato per finalità facoltative, come aggiornamenti SIOoC, uso di immagini o trattamento di dati relativi ad allergie o intolleranze alimentari;
legittimo interesse del titolare alla sicurezza, manutenzione e gestione ordinaria del sito e delle proprie attività istituzionali, nel rispetto dei diritti e delle libertà degli interessati.

5. Trattamento dei dati per il 2° Congresso Nazionale SIOoC 2026

Per il 2° Congresso Nazionale SIOoC 2026, in programma a Roma l’8–9 ottobre 2026, i dati raccolti tramite il modulo di iscrizione sono trattati per la gestione dell’iscrizione, la verifica amministrativa del pagamento tramite riferimento del bonifico indicato nel modulo, l’emissione di ricevute, l’invio di comunicazioni organizzative, la gestione della partecipazione alle giornate congressuali, l’eventuale organizzazione della cena sociale e il rilascio dell’attestato di partecipazione.

Attraverso il modulo di iscrizione possono essere raccolti, tra gli altri: nome, cognome, email, affiliazione/ente, ruolo, categoria di iscrizione, quota, riferimento del bonifico effettuato (TRN, CRO o altro riferimento dell’operazione bancaria), giornate di partecipazione, partecipazione alla cena sociale, preferenze alimentari, eventuali allergie o intolleranze alimentari, dati necessari all’emissione della ricevuta, codice fiscale, indirizzo di residenza o dati dell’istituzione/ente, note amministrative e consensi.

Il riferimento del bonifico è richiesto esclusivamente per consentire alla segreteria organizzativa di verificare il pagamento della quota di iscrizione. Non sono richiesti dati bancari ulteriori rispetto al riferimento dell’operazione indicato dal partecipante.

I dati raccolti tramite il modulo possono essere salvati nel database del sito e in un foglio Google Sheets collegato al modulo, utilizzato come registro operativo dalla segreteria organizzativa. L’accesso al registro è limitato ai soggetti autorizzati alla gestione del congresso.

6. Dati relativi ad allergie o intolleranze alimentari

Eventuali dati relativi ad allergie o intolleranze alimentari sono trattati esclusivamente per l’organizzazione della cena sociale e, ove necessario, comunicati ai soggetti incaricati della ristorazione e/o della gestione della sede, limitatamente alle informazioni indispensabili.

Il conferimento di questi dati è facoltativo e richiesto solo se il partecipante intende segnalare specifiche esigenze alimentari. Il trattamento avviene sulla base del consenso esplicito dell’interessato, raccolto separatamente nel modulo di iscrizione quando viene dichiarata la presenza di allergie o intolleranze.

La segnalazione nel modulo aiuta la segreteria a organizzare il servizio, ma non sostituisce la verifica diretta con il personale addetto durante l’evento, soprattutto in caso di allergie o intolleranze rilevanti.

7. Trattamento dei dati per invio abstract e attività scientifiche

Nel caso di moduli per l’invio di abstract, contributi scientifici o candidature a presentazioni, SIOoC può trattare dati identificativi e di contatto degli autori o del corresponding author, affiliazione, titolo del contributo, testo o file dell’abstract, preferenza di presentazione, area tematica, note e dichiarazioni relative all’originalità o all’autorizzazione all’invio del materiale.

Tali dati sono trattati per la gestione scientifica e organizzativa dell’evento, la valutazione dei contributi, le comunicazioni con gli autori, la preparazione del programma, degli atti o del materiale congressuale, nei limiti comunicati nella pagina o nel modulo specifico dell’evento.

8. Foto e video durante eventi SIOoC

Durante eventi, congressi, corsi o iniziative SIOoC possono essere realizzate fotografie o riprese video per documentare le attività scientifiche e istituzionali della Società. L’eventuale utilizzo di immagini riconoscibili per finalità di comunicazione istituzionale o scientifica avverrà, ove richiesto, sulla base del consenso espresso dall’interessato nel relativo modulo di iscrizione o con modalità equivalenti.

Il consenso all’utilizzo di foto e video è facoltativo e può essere negato senza pregiudicare l’iscrizione o la partecipazione all’evento.

9. Strumenti e fornitori utilizzati

Per la gestione del sito e dei moduli online possono essere utilizzati strumenti tecnici e servizi di terze parti, tra cui WordPress, plugin per moduli online, servizi email, strumenti antispam, sistemi di gestione cookie e, per alcuni moduli, Google Sheets come registro operativo.

Tali soggetti possono trattare dati personali come responsabili del trattamento o autonomi titolari, secondo le rispettive condizioni di servizio e informative privacy. Qualora l’utilizzo di tali servizi comporti trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento avverrà secondo le garanzie previste dalla normativa applicabile.

10. Cookie

Il sito può utilizzare cookie tecnici necessari al funzionamento delle pagine, alla sicurezza, alla gestione delle sessioni e, ove presenti, cookie o strumenti analoghi per funzionalità aggiuntive, statistiche o servizi di terze parti. La gestione del consenso ai cookie avviene tramite il banner o il pannello dedicato presente sul sito.

L’utente può modificare le proprie preferenze sui cookie attraverso le impostazioni del browser o tramite gli strumenti di gestione del consenso disponibili sul sito, ove presenti.

11. Comunicazione dei dati

I dati personali potranno essere accessibili o comunicati, nei limiti delle rispettive finalità, a:

componenti autorizzati della segreteria organizzativa e degli organi SIOoC coinvolti nella gestione dell’attività;
soggetti che forniscono servizi tecnici per il sito web, i moduli online, l’email, l’archiviazione o la sicurezza informatica;
soggetti incaricati della ristorazione e/o della gestione della sede, limitatamente ai dati necessari per la cena sociale;
consulenti o soggetti incaricati di supporto amministrativo, fiscale o contabile;
comitati scientifici o organizzativi, per la valutazione di abstract, contributi o candidature, ove applicabile.

I dati non saranno diffusi, salvo quanto necessario per la pubblicazione di programmi, atti congressuali, materiali scientifici o immagini per cui sia stata fornita idonea informazione e, ove necessario, specifico consenso.

12. Conservazione dei dati

I dati saranno conservati per il tempo necessario a perseguire le finalità per cui sono stati raccolti e per adempiere agli obblighi amministrativi, fiscali, contabili o di documentazione connessi alle attività SIOoC.

Per il 2° Congresso Nazionale SIOoC 2026, i dati di iscrizione saranno conservati per il tempo necessario alla gestione del congresso e degli adempimenti amministrativi connessi. I dati relativi ad allergie o intolleranze alimentari saranno conservati solo per il tempo strettamente necessario all’organizzazione dell’evento e successivamente cancellati o oscurati dal registro operativo.

I dati trattati per finalità amministrativo-contabili potranno essere conservati per i tempi previsti dalla normativa applicabile. I dati trattati sulla base del consenso saranno conservati fino alla revoca del consenso o per il diverso termine indicato nella specifica informativa dell’attività.

13. Diritti dell’interessato

L’interessato può richiedere, nei casi previsti dalla normativa applicabile, l’accesso ai propri dati personali, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, l’opposizione al trattamento e, ove applicabile, la portabilità dei dati.

Quando il trattamento si basa sul consenso, l’interessato può revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per esercitare i propri diritti o per richieste relative al trattamento dei dati personali è possibile scrivere a info@siooc.it. Per richieste relative al 2° Congresso Nazionale SIOoC 2026 è possibile scrivere anche a siooc2026@siooc.it.

L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito dell’Autorità.

14. Aggiornamenti della presente informativa

La presente informativa può essere aggiornata per riflettere modifiche normative, tecniche, organizzative o relative alle attività SIOoC. La versione pubblicata su questa pagina è quella attualmente applicabile.